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【文賢を使ってリライトしてみた】クライアントとの打ち合わせ後の御礼メールのリライト

2019/12/20 2020/02/03 文賢マガジン編集部 【文賢を使ってリライトしてみた】クライアントとの打ち合わせ後の御礼メールのリライト

この文章は文章作成アドバイスツール「文賢」で
チェックして、つくられています

「メールを書いたけれど、どこかマズい箇所がないかな?」
「自分の使っている日本語は正しいかな?」

メールの送信直前、そんな不安がよぎることはありませんか?

「文賢」には日本語の間違いをチェックする「校閲支援機能」や、文章の読みやすさをチェックする「推敲支援機能」があります。

これらの機能を活用することで、文章を確認する時間やミスが減り、相手により伝わる文章が書けるようになります。

そこで、文賢マガジンでは新たな連載企画を始めることにしました。
名付けて、【文賢を使ってリライトしてみた】

この連載企画では、文賢を使った文章のリライトの流れを紹介します!
第1回は「クライアントとの打ち合わせ後の御礼メール」の校正案をお見せします。

敬語の誤用や、商標の間違いをチェック!
まずは「校閲支援機能」を使ってみた

以下は、社外の方と打ち合わせをしたあとに送る御礼メールのサンプルです。

クライアントとの打ち合わせ風景

文賢でチェックする前

株式会社◯◯◯◯
山田部長様

お世話になります。
株式会社ブンケンの田中です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。

山田部長様が仰られていました課題やご要望について、弊社で一つ一つ精査致します。
その上で、御社が販売される「春の新作ネクタイ」が学生の方々に話題になるような、twitterやinstagramなどで目を引くWeb動画の企画をご提案させていただきます。

今回の企画は当初、おもにビジネスマンの20代の方々にフォーカスを当てておりましたが、山田部長様も仰られていましたように、ビジネスマンだけでなく、就職活動を始める学生の方にも興味を抱いていただく内容にしたほうが、より成果を見込めると思っております。

少々お時間をいただきますが、動画の絵コンテは3月6日(水)までに提出致します。
内容をご確認いただき、気になる箇所がございましたら、3月13日(木)までにご返信よろしくお願い致します。

それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。


株式会社ブンケン
田中 隆夫

この文章、一見、あまり問題がないように見えます。
しかし、この文章を文賢に入れてチェックしたところ、いくつかのアドバイスが表示されました。

どの文章に対してチェックが入ったのかを見ていきましょう。

「校閲支援機能」が教えてくれた8つの改善点

こちらの画像は、実際に文賢の「校閲支援機能」でチェックしたときの画面です。
紫色の下線部分が、文賢からの指摘です。

文賢の校閲支援機能の画面

「文賢」から受けたアドバイスを一つひとつご紹介します。

(1)(3)(10)部長様

誤った敬語

部長自体が敬称なので「様」は要りません。
もし「様」を使いたい場合は、以下のようにしましょう。

・部長の●●様
(例:部長の松尾様)

・(宛名などでは)株式会社●●●● 事業部長 ●●様
(例:株式会社ブンケン 事業部長 松尾様)

社会人になったばかりのころによく間違いがちな、宛名の敬称の書き方。
役職名のあとには、「様」などの敬称をつけないように気をつけましょう。

(2)お世話になっております

誤った敬語

「お世話になります」はビジネス敬語としてよく使われますが、すでに取引を始めることが決まっている相手に対して使う言葉です。
適切な表現かどうか、念のために確認しましょう。

・はじめまして → 初対面
・お世話になります → これから取引が始まることが決まっている
・お世話になっております → すでに取引をおこなっている

すでに取引をおこなっている方へ送るメールなので、「お世話になっております」に修正します。

(4)(11)仰られ

誤った敬語

「仰られ」は「仰る」+「~られる」の二重敬語のため、誤用とされています。
「~が仰る」もしくは「~が仰っていた」と言い換えるとよいでしょう。

丁寧に見える文章ですが「二重敬語」になっているので、「仰っていました」に修正します。

(5)御社

誤った敬語

「御社」は主に話し言葉で使われます。
メールや履歴書などでは、書き言葉の「貴社」と表記するほうが良いでしょう。
適切な表現かどうか、念のために確認しましょう。

・御社 → 話し言葉で使う
・貴社 → 書き言葉で使う

メールでは「貴社」と書きましょう。

(6)twitter

気をつけるべき商標と固有名詞

「Twitter」という言葉に変更したほうがいいかもしれません。

正しい表記は「Twitter」です。
大文字の「T」に修正しましょう。

(7)instagram

気をつけるべき商標と固有名詞

「Instagram」という言葉に変更したほうがいいかもしれません。

こちらも正しい表記に直します。
大文字の「I」に修正しましょう。

(8)させていただきます

誤った敬語

「~させていただき」は冗長になりやすい敬語です。
「~いたします(~します)」「~いたしましたが(~しましたが)」などと変換できないかを検討しましょう。

もし使用する場合は、相手の「許可」を受けたときのみで使いましょう。
相手から許可を得ていない状況で「ご連絡させていただきます」などと使うのは違和感があります。

また、「拝見させていただきました」のような、「謙譲語」+「謙譲語」の二重敬語になっていないかも確認してください。

ここは「ご提案いたします」に修正します。

(9)(12)ビジネスマン

ポリティカル・コレクトネス

「ビジネスマン」は偏見を含むか、公平でない言葉と捉えられる可能性があります。
「ビジネスパーソン」に書き換えた方がよいかもしれません。

「看護婦」から「看護師」という呼び方が一般的になったように、職業名称は性差を含まないように注意したほうがいいでしょう。

まずは「校閲支援機能」のアドバイスを反映しました。

文賢を通して校閲した文章

株式会社◯◯◯◯
山田部長

お世話になっております
株式会社ブンケンの田中です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。

山田部長仰っていました課題やご要望について、弊社で一つ一つ精査致します。
その上で、貴社が販売される「春の新作ネクタイ」が学生の方々に話題になるような、TwitterInstagramなどで目を引くWeb動画の企画をご提案いたします

今回の企画は当初、おもにビジネスパーソンの20代の方々にフォーカスを当てておりましたが、山田部長仰っていましたように、ビジネスパーソンだけでなく、就職活動を始める学生の方にも興味を抱いていただく内容にしたほうが、より成果を見込めると思っております。

少々お時間をいただきますが、動画の絵コンテは3月6日(水)までに提出致します。
内容をご確認いただき、気になる箇所がございましたら、3月13日(木)までにご返信よろしくお願い致します。

それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。


株式会社ブンケン
田中 隆夫

つづいて、「推敲支援機能」を使い、よりわかりやすく読みやすい文章にブラッシュアップしていきましょう。

「推敲支援機能」を使って、さらに4箇所を改善

「校閲支援機能」でチェックしたあとは、御礼メールを「推敲支援機能」でチェックします。
すると以下のようにチェックが入り、アドバイスが表示されました。

「推敲支援機能」では、冗長な文章になっている箇所や、ひらいたほうがよい漢字などがチェックされます。
今回は、以下のようなチェックが入りました。

文賢の推敲支援機能の画面

(1)一つ一つ

ひらがなで書くほうがよい言葉

「一つひとつ」とひらがなで書くほうがよいかもしれません。

補足説明
「ひとつひとつ」には、「一つ一つ」「ひとつひとつ」「一つひとつ」など、表記の仕方が複数あります。
どの表記も誤りではないので、使う場面にあわせて表記を選びましょう。

ただし、「ひとつ」「ふたつ」「みっつ」のような日本古来の数え方は、算用数字を用いた「1つ」という書き方よりも、「一つ」もしくは「ひとつ」と書いた方がしっくりくる人が多いようです。

また、新聞や雑誌、Webメディアなどでは「一つひとつ」という書き方が普及しています。
漢字とひらがなを組み合わせた「一つひとつ」は、同じ文言を2回繰り返すよりも読みやすいため、多くの人に好まれています。

(2)(6)(8)致します

ひらがなで書くほうがよい言葉

「いたします」とひらがなで書くほうがよいかもしれません。

補足説明
公用文では「~いたします」のような【補助動詞】は、ひらがなで表記することが原則となっています。
ただし、「不徳の致すところ」「思いを致す」のように、動詞として使う場合は漢字のままで問題ありません。

●補助動詞とは
本来の意味がうすれ、他の語を補助する役割で使われる動詞のことです。

(例)
〇教えてください
×教えて下さい

〇お願いいたします
×お願い致します

〇行ってみる
×行って見る

〇置いてある
×置いて在る

(3)始め

ひらがなで書くほうがよい言葉

「はじめ」とひらがなで書くほうがよいかもしれません。

補足説明
「はじめ」という言葉は、意味によって表記を使い分けます。
漢字を使うことによって意味が明確になりますが、もし使い分けが難しいと感じるときは、「はじめ」とひらくとよいでしょう。

●1.始め
→新たに行動したり、物事が起こったりすることを表します。
例)仕事始め、手始め

●2.初め
→物事が始まった最初の段階を表します。
例)今年の初め、初めの一歩

文賢のアドバイスをもとに、下記の漢字を「ひらく」ようにしました。

  • 一つ一つ → 一つひとつ
  • 致します → いたします
  • 始め → はじめ

漢字の「ひらく」と「閉じる」は、文章の送り先や掲載媒体によって表記が変わってきます。
そのため、必ずしも「ひらかなければいけない」というルールではありません。
そのときどきに合わせて、読みやすい表記を検討しましょう。

(5)3月6日(水)(7)3月13日(木)

日付と数字のハイライト

「日付」と「曜日」をハイライト表示しています。

補足説明
日付と曜日に誤りがないか念のため確認してみましょう。

日程の表記ミスは、トラブルの元です。
送信する前に再度確認しましょう。
今回は「3月13日」の曜日に誤りがあったので、水曜日に直しました。

下記が「校閲支援機能」と「推敲支援機能」を通して修正したメール文です。

校閲と推敲を通した文章

株式会社◯◯◯◯
山田部長

お世話になっております。
株式会社ブンケンの田中です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。

山田部長が仰っていました課題やご要望について、弊社で一つひとつ精査いたします
その上で、貴社が販売される「春の新作ネクタイ」が学生の方々に話題になるような、TwitterやInstagramなどで目を引くWeb動画の企画をご提案いたします。

今回の企画は当初、おもにビジネスパーソンの20代の方々にフォーカスを当てておりました。
ただ、山田さまも仰っていたように、「ビジネスパーソンだけでなく、就職活動をはじめる学生の方にも興味を抱いていただく内容」にしたほうが、より成果を見込めると思っております。

少々お時間をいただきますが、動画の絵コンテは3月6日(水)までに提出いたします
内容をご確認いただき、気になる箇所がございましたら、3月13日()までにご返信よろしくお願いいたします

それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。


株式会社ブンケン
田中 隆夫

最後に「アドバイス機能」を使い、文章の完成度をより高める

「校閲支援機能」と「推敲支援機能」で文章を修正したあとは、チェックリスト形式の「アドバイス機能」を使って文章をチェック。
「わかりやすさのチェックリスト」項目の一つひとつを照らし合わせて、文章に問題がないかを確認していきましょう。

文賢のアドバイス機能の画面

【短く、シンプルに略せる文章はありませんか?】というアドバイスを参考に、下記を修正しました。

  • 仰っていました → 仰っていた

これでメールのリライトは完了。

下記が完成したメールです。

アドバイスを通してリライトした文章

株式会社◯◯◯◯
山田部長

お世話になっております。
株式会社ブンケンの田中です。

本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き誠にありがとうございました。

山田部長が仰っていた課題やご要望について、弊社で一つひとつ精査いたします。
その上で、貴社が販売される「春の新作ネクタイ」が学生の方々に話題になるような、TwitterやInstagramなどで目を引くWeb動画の企画をご提案いたします。

今回の企画は当初、おもにビジネスパーソンの20代の方々にフォーカスを当てておりました。
ただ、山田さまも仰っていたように、「ビジネスパーソンだけでなく、就職活動をはじめる学生の方にも興味を抱いていただく内容」にしたほうが、より成果を見込めると思っております。

少々お時間をいただきますが、動画の絵コンテは3月6日(水)までに提出いたします。
内容をご確認いただき、気になる箇所がございましたら、3月13日(水)までにご返信よろしくお願いいたします。

それでは、今後ともよろしくお願い申し上げます。


株式会社ブンケン
田中 隆夫

これで、自信をもってメールを送ることができます。

600文字ほどの文章でも、いろいろな視点のアドバイスが入りました。

以上のように、文賢にはたくさんの機能が入っています。
文賢について詳しく知りたい方は、ぜひ以下のバナーから文賢の詳細をチェックしてください。

文賢マガジン編集部も研究開発に参加しています!
文章作成アドバイスツール「文賢」

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