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「相手に喜んでもらえるお礼メールを書きたいけれど、何を書いたらいいのかわからない・・・」
「感謝を伝えるために送ったメールで、逆に相手の気分を害してしまった・・・」
「感謝の気持ちを伝えるときに同じような表現を使ってしまいがち・・・もっといい言葉はないかな？」

こんにちは、文賢マガジン編集部です。

今回は「ビジネスシーンにおけるお礼メールの書き方」について取り上げます。

ビジネスシーンでは、お礼メールを書く機会がしばしば訪れます。

お礼メールは相手との関係を深めるのに役立ちますが、いざ書くとなると、どのような文面がいいか悩んでしまいますよね。
「ありがとうございます」と一言伝えるだけでは、素っ気ない内容になってしまいます。

このような素っ気ないメールが届くと、相手は「本当に喜んでもらえたのだろうか？」「記憶に残るエピソードはなかったのかな？」と不安になるかもしれません。

そこで本記事では、感謝の気持ちが伝わるお礼メールを書くための5つのポイントを紹介します。

上記のポイントを押さえれば、以下のように、気持ちの伝わる丁寧なお礼メールが書けるようになるはずです。

それでは、感謝が伝わるお礼メールを書くための5つのポイントや、お礼を伝えるときに使える便利なフレーズ集を紹介していきます。
本記事の内容が、お礼メールに悩むビジネスパーソンのお役に立てれば幸いです。

相手との関係性によって、適切なお礼の伝え方が変わる

本記事ではお礼メールの書き方を解説しますが、メールは感謝を伝える手段のひとつにすぎません。

感謝を伝える方法はメール以外にも複数あり、何が最適かは「状況」や「相手との関係性」によって変わります。

たとえば、昨今ではFacebookやTwitterなどのSNSを通じて、ビジネス関係の方とつながる機会も少なくありません。
今後さらに親しくなりたいと思っている相手に対しては、メールではなく、SNSのダイレクトメッセージでお礼を伝えるという選択肢もあります。
SNSのダイレクトメッセージはメールよりもカジュアルに、必要に応じて絵文字やスタンプなどを用いながら自分の気持ちを伝えられるでしょう。

また、デジタルが普及している今の時代に、あえて手紙を書くことで、より感謝の気持ちが伝わり、相手の印象に残りやすくなる場合もあります。
便箋のデザインや手書きの文字から、自分らしさを伝えることも可能です。

このようにお礼の気持ちを伝える手段は複数あるため、「現在、自分と相手の距離感はどれくらいなのか」「今後、相手とどのような関係を築いていきたいのか」を考えたうえで、適切な手段を選ぶようにしましょう。

今回はお礼を伝える手段のなかでも、多くのビジネスパーソンが用いる「メール」について、より感謝の気持ちが伝わる書き方のポイントをお伝えします。

気持ちが伝わるお礼メールを書くための5つのポイント

気持ちが伝わるお礼メールを書くためには、以下の5つのポイントを意識しましょう。

それぞれのポイントを詳しく解説します。

1．送るタイミングはなるべく早く

お礼メールはなるべく早く、遅くとも翌日の午前中までに送りましょう。

時間が経ってしまうと、相手も自分も記憶が薄れてしまい、相手と会ったり話したりしたときの気持ちの高まりを忘れてしまいます。
記憶が鮮明なうちにお礼のメールを送ることで、相手に「一緒に時間を過ごせて嬉しかった」「今後もあなたと良い関係を築いていきたい」という気持ちをより強く伝えられます。

また、今後のビジネスに関わる打ち合わせや会食のあとは、熱量が冷めないうちに連絡することで、話が進みやすくもなるでしょう。

もし休業日の前夜に会食をした場合は、遅くとも休み明けの午前中までにお礼メールを送るとよいですね。

2．件名をわかりやすくする

メールの件名は、誰から、どのような内容で送られたものかをわかりやすくまとめたものにします。

たとえば「会食の件」のような件名だと、何について伝えたいメールなのかがわかりにくいだけでなく、業務的にメールを送ったかのような印象になってしまいます。
お礼のメールであることがわかりやすい件名を心がけましょう。

以下の例のように「○○のお礼」や「○○いただき、ありがとうございました」というパターンが一般的です。
初対面やあまりなじみがない相手に送る場合は、自分の名前を入れておくとよいでしょう。

3．定型文を避け、自分の言葉を使う

感謝の気持ちをより伝えるため、定型文や他の人でも使えそうな汎用的な文章を避け、自分の言葉を使いましょう。

相手とのやりとりで印象に残った話題に言及したり、自分の感想を伝えたりすることで、自然と自分の言葉を使った文章になります。

4．誤字脱字に気をつける

お礼メールはいつも以上に誤字脱字に気をつけましょう。
誤字脱字があることで「見直しをせず、急いで送ってきたのだろうか」という印象になってしまい、せっかくのお礼メールが台無しです。

とくに、相手の名前をはじめとした固有名詞が間違っていないか、日時や金額などの数字が正しいかを確認しましょう。
送信前に以下のチェック項目を見直すと安心です。

このように、目で読むだけでなく、ツールを使ってチェックしたり、音読したりしして二重のチェックをすると安心ですよね。

ちなみに、私たち文賢マガジン編集部は、文章作成アドバイスツール「文賢」を使って、メールに誤字脱字がないかをチェックするようにしています。
文賢を使えば「誤った敬語」や「話し言葉・砕けた言葉」を使っていないかも自動で素早く確認できますよ。

（※クリックすると大きなサイズが開きます）

＞文章作成アドバイスツール「文賢」の解説サイトはこちら

5．「取り急ぎ」は使わない

メールを締めるときに使われることのある「取り急ぎ」という言葉。
マナー解説などでは、お礼メールにおいて「取り急ぎ」を使用するのはNGとされることが多くあります。

「取り急ぎ御礼申し上げます」「取り急ぎ、お礼まで」などの表現は、メールが登場する以前から礼状の定型文のひとつとして存在していました。
そのため「取り急ぎ」に違和感を持たない人も多くいて、NGであると一概には言えませんが、気になる人がいる以上、使用しないほうが無難でしょう。

「取り急ぎ」を使いたくない場合は「まずはお礼申し上げます」と言い換える方法があります。

お礼メールに使える便利なフレーズ集

ここからは、お礼メールに使える便利なフレーズを紹介します。

「ありがとうございます」だけでは素っ気ない印象になってしまいますが、どのような表現を付け加えて感謝の気持ちを伝えたらいいのか、迷うことがありますよね。
そのようなときには、ぜひ以下のフレーズを参考にしてください。

1．取引先やお客さまに感謝を伝えるフレーズ

取引先やお客さまに対してメールを送る際には、正しく丁寧な敬語を心がけましょう。

2．上司に感謝を伝えるフレーズ

直属の上司にお礼を伝える場合、取引先やお客さまに送るメールほどかしこまった表現でなくても問題ありませんが、正しい敬語を使いましょう。

上司に助けてもらったときには感謝の気持ちを伝え、「今後もサポートしたい」と思ってもらえる関係性を築きましょう。

3．同僚に感謝を伝えるフレーズ

同僚などの親しい間柄にある人に感謝を伝える場合は、堅苦しい敬語を使ってしまうと、他人行儀な印象を受けてしまうことがあります。

相手との関係性にあわせて敬語表現を崩したり、記号や絵文字を使ったりすることで、よい関係を築いていきましょう。

お礼メールの例文集

これまでに紹介したフレーズを用いて作成したお礼メールの例文をいくつか紹介します。
以下の例文を参考にしながら、ご自身の気持ちを言葉にして、感謝の気持ちを相手に伝えてみてください。

1．打ち合わせのお礼メール

打ち合わせのお礼メールでは、お礼に加えて打ち合わせ内容を軽くまとめておくとよいでしょう。
打ち合わせ内容を軽くまとめておくと、決定事項や要検討の内容についての認識が揃い、業務をよりスムーズに進められます。

2．会食のお礼メール

会食のお礼メールは、こちらが誘った場合と誘われた場合で気をつけるべきポイントが異なります。

まずは、こちらから会食に誘った場合のお礼メールの文例を紹介します。
忙しいなか会食へ来てくれたことへのお礼や、楽しい時間を過ごした感想を伝えましょう。

続いて、自分が誘われた場合のお礼メールの文例です。
誘われた場合は、お店や料理についても言及したり、お返しをしたい旨を伝えたりすると好印象です。

3．上司へのお礼メール

面談の時間をいただくなど、上司の時間を自分のために割いてもらったときには、感謝の気持ちを伝えましょう。
お礼に加えて、仕事に対する今後の意気込みを添えた文面にすると、相手に気持ちが伝わりやすくなります。

4．同僚へのお礼メール

同僚など、より近い距離感の相手に対しては、チャットやメッセージアプリを中心にコミュニケーションを取ることが多いかもしれませんね。

相手との距離感にあわせて、固すぎない文章でお礼を伝えましょう。

まとめ

今回は、ビジネスシーンでお礼メールを書くときの5つのポイントを紹介しました。

ビジネスシーンにおけるお礼メールは、相手との関係性を考慮しつつ、定型文は避け、オリジナルの文章を書くとよりお礼の気持ちが伝わりやすくなるでしょう。

今回ご紹介した文例やフレーズをアレンジして、あなたらしいお礼メールを書いてみてくださいね。

また、メール作成をサポートするツールとして、本記事で紹介した文章作成アドバイスツール「文賢」のようなツールを使用するのもオススメです。
「文賢」を使えば、誤字脱字がないか、誤った敬語を使っていないか、話し言葉や砕けた言葉を使っていないかを自動で素早く確認できます。

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この記事を執筆した人

鶴原早恵子（つるはら・さえこ）

京都在住のフリーライター。
通信系企業や金融機関のコールセンターでオペレーターやスーパーバイザーを経験した後、ライターになりました。
Webメディアや企業のブログなどで、ビジネス系から占いまで幅広いジャンルの記事を書いています。
Twitter：@writer_tsuru3

文賢マガジン編集部

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